Kolik vás stojí ruční práce? Spočítal jsem, kolik může firma ušetřit automatizací

Každý den zaměstnanci ve firmách provádějí stovky drobných činností. Přepisují data mezi systémy, kopírují informace z e-mailů, stahují soubory, vytvářejí reporty, přejmenovávají dokumenty nebo kontrolují, zda se někde něco změnilo.

Každá jednotlivá činnost může zabrat jen pár minut. Právě proto se často neřeší.

Jenže pár minut denně se během roku změní v desítky hodin. A pokud stejnou činnost provádí více lidí, mohou se z nenápadných kliknutí stát desítky nebo stovky tisíc korun ročně.

Podívejme se na konkrétní čísla.

I 10 minut denně znamená více než 43 hodin ročně

Představme si jednoduchou situaci.

Zaměstnanec každý pracovní den stráví 10 minut přepisováním informací mezi dvěma systémy. Může jít například o:

přepis údajů z e-mailu do interního systému,
kopírování dat z jednoho systému do druhého,
ruční stahování a ukládání dokumentů,
přepis objednávek,
vytváření pravidelných reportů.

10 minut se nezdá jako velký problém.

Za rok je to ale:

10 minut × 5 pracovních dní × 52 týdnů = 2 600 minut

To je přibližně 43 hodin práce ročně.

Pokud budeme počítat hodinový náklad zaměstnance například 300 Kč, dostaneme se na:

43 hodin × 300 Kč = 12 900 Kč ročně

A to je pouze jedna desetiminutová činnost prováděná jedním zaměstnancem.

Co když stejnou práci dělá více lidí?

Pokud stejnou desetiminutovou činnost provádí každý pracovní den více zaměstnanců, úspora může rychle narůst:

1 zaměstnanec
43 hodin práce ročně
Přibližně 12 900 Kč ročně při nákladech 300 Kč za hodinu.

5 zaměstnanců
217 hodin práce ročně
Přibližně 65 000 Kč ročně.

10 zaměstnanců
433 hodin práce ročně
Přibližně 129 900 Kč ročně.

20 zaměstnanců
866 hodin práce ročně
Přibližně 259 800 Kč ročně.

Najednou už nejde o „pár minut denně“.

Jedna drobná opakující se činnost může stát firmu stovky tisíc korun ročně. A to stále nepočítáme chyby, které při ruční práci vznikají.

Problém není pouze čas. Ruční práce vytváří také chyby

Každý člověk se může splést.

Při kopírování údajů může dojít k:

přepsání špatné hodnoty,
zapomenutí na některý krok,
odeslání dokumentu nesprávné osobě,
duplicitnímu vytvoření záznamu,
zpracování neaktuálních dat.

U jednoduchých opakujících se procesů navíc člověk ztrácí koncentraci. Po sté provedené stejné činnosti je pravděpodobnost chyby přirozeně vyšší než na začátku.

Dobře navržená automatizace provádí stejný proces pokaždé stejným způsobem.

Neznamená to, že automatizace nemůže selhat. Rozdíl je ale v tom, že chybu v automatizaci lze často opravit jednou pro všechny další případy.

Pokud například deset zaměstnanců každý den ručně přepisuje data a všichni používají trochu jiný postup, je výrazně složitější zajistit konzistentní výsledek.

Automatizovaný proces může mít přesně definovaná pravidla.

Kolik stojí 5, 10 nebo 30 minut ruční práce denně?

Zkusme se podívat na konkrétní příklady. Budeme počítat s přibližně 260 pracovními dny za rok a hodinovým nákladem 300 Kč.

5 minut denně
Přibližně 21,7 hodin ročně.
Roční náklady: přibližně 6 500 Kč.

10 minut denně
Přibližně 43,3 hodin ročně.
Roční náklady: přibližně 13 000 Kč.

15 minut denně
Přibližně 65 hodin ročně.
Roční náklady: přibližně 19 500 Kč.

30 minut denně
Přibližně 130 hodin ročně.
Roční náklady: přibližně 39 000 Kč.

1 hodina denně
Přibližně 260 hodin ročně.
Roční náklady: přibližně 78 000 Kč.

2 hodiny denně
Přibližně 520 hodin ročně.
Roční náklady: přibližně 156 000 Kč.

A to jsou náklady pouze na jeden proces a jednoho člověka. V reálné firmě se podobných činností často nachází desítky.

Kde ve firmě hledat příležitosti pro automatizaci?

Nejlepší kandidáti na automatizaci většinou nejsou složité procesy, které zabírají celé dny.

Často jde o malé, opakující se činnosti.

Dobrým kandidátem na automatizaci je proces, který splňuje alespoň několik z těchto bodů:

1. Činnost se pravidelně opakuje

Například:

každý den,
každý týden,
při každé nové objednávce,
při příchodu nového e-mailu,
při vytvoření nového dokumentu.

Čím častěji se činnost opakuje, tím rychleji se automatizace může zaplatit.

2. Postup je stále stejný

Pokud zaměstnanec pokaždé provádí například:

otevřít e-mail,
stáhnout přílohu,
uložit ji do složky,
přejmenovat soubor,
přepsat informace do systému,
poslat potvrzení,

je zde velká pravděpodobnost, že alespoň část procesu lze automatizovat.

3. Dochází k přenosu dat mezi systémy

Ruční kopírování dat mezi systémy je jedním z nejčastějších kandidátů na automatizaci.

Typickým příkladem může být:

E-mail → Excel → interní systém

nebo:

Formulář → CRM → účetní systém

nebo:

Soubor → databáze → report

Pokud systémy umožňují využití API nebo jiného způsobu integrace, není vždy nutné, aby mezi nimi stál člověk a data ručně kopíroval.

4. Zaměstnanec dělá stále stejné kliky

Dobré pravidlo je jednoduché:

Pokud někdo každý den provádí stejnou sérii kliknutí, stojí za to zjistit, zda je opravdu musí dělat člověk.

Ne každou činnost má smysl automatizovat. Ale opakující se série kroků jsou dobrým místem, kde začít hledat.

Automatizace nemusí znamenat velký IT projekt

Když se řekne automatizace, mnoho lidí si představí měsíce vývoje, drahé implementace a rozsáhlé firemní systémy.

Tak to ale nemusí být.

V některých případech může automatizace vzniknout například pomocí:

propojení existujících systémů přes API,
jednoduchého skriptu,
automatizační platformy,
zpracování příchozích e-mailů,
automatického zpracování souborů,
plánovaných úloh,
propojení formuláře s firemním systémem.

Například proces, který každý den zabere jednomu zaměstnanci 30 minut, může firmu stát přibližně 39 000 Kč ročně.

Pokud se podaří vytvořit automatizaci za 20 000 Kč a její údržba je minimální, může se investice vrátit během několika měsíců.

A automatizace následně šetří čas i v dalších letech.

Jak spočítat návratnost automatizace?

Výpočet nemusí být složitý.

Můžete použít přibližný vzorec:

Čas na jednu činnost × počet opakování × hodinové náklady zaměstnance = roční náklady procesu

Například:

činnost trvá 20 minut,
provádí se každý pracovní den,
hodinový náklad je 350 Kč.

Za rok:

20 minut × 260 pracovních dní = 5 200 minut = 86,7 hodin

86,7 hodin × 350 Kč = 30 345 Kč ročně

Pokud automatizace stojí například 25 000 Kč a proces následně běží několik let, návratnost může být velmi zajímavá.

Do výpočtu lze navíc zahrnout:

méně chyb,
rychlejší zpracování,
možnost zvládnout větší objem práce bez dalšího zaměstnance,
rychlejší reakci na zákazníky,
snížení závislosti na konkrétním zaměstnanci.

Právě tyto přínosy mohou mít někdy ještě větší hodnotu než samotná úspora pracovního času.

Kolik času mohou automatizace reálně ušetřit?

Představme si menší firmu s několika zaměstnanci.

Každý den v ní probíhají například tyto činnosti:

ruční zpracování e-mailů, 20 minut,
přepisování dat, 30 minut,
příprava pravidelných reportů, 20 minut,
stahování a ukládání dokumentů, 15 minut,
kontrola systémů, 15 minut.

Celkem:

1 hodina a 40 minut denně.

Za rok jde o přibližně:

433 hodin práce.

Při hodinovém nákladu 350 Kč:

přibližně 151 500 Kč ročně.

Samozřejmě není jisté, že bude možné automatizovat všechno.

Pokud se ale podaří automatizovat 70 % tohoto času, může firma získat zpět více než 300 hodin ročně.

To jsou téměř dva celé pracovní měsíce jednoho zaměstnance.

A zaměstnanec nemusí kvůli automatizaci o práci přijít.

Může se místo rutinních činností věnovat práci, která vyžaduje rozhodování, komunikaci, kreativitu nebo odborné znalosti.

Automatizace má smysl i u malých úspor

Jedna z největších chyb při hledání příležitostí pro automatizaci je čekání na obrovský problém.

Mnoho firem hledá proces, který zabírá několik hodin denně.

Jenže velkou část úspor mohou vytvářet drobné automatizace.

Pět minut tady.

Deset minut tam.

Patnáct minut při každém zpracování objednávky.

Samostatně to nevypadá důležitě.

Dohromady ale mohou tyto malé činnosti tvořit desítky hodin práce měsíčně.

Často proto doporučuji nezačínat otázkou:

„Jaký velký proces bychom mohli automatizovat?“

Lepší otázka je:

„Jakou činnost děláme stále dokola a proč ji vlastně stále dělá člověk?“

Kdy automatizaci raději nevytvářet?

Automatizace není řešení všeho.

Pokud činnost provádíte jednou ročně a její automatizace by vyžadovala desítky hodin vývoje, pravděpodobně se nevyplatí.

Stejně tak nemusí být vhodné automatizovat proces, který:

se neustále výrazně mění,
nemá jasně definovaný postup,
vyžaduje komplexní lidské rozhodování,
se provádí velmi zřídka.

Nejdříve je proto dobré pochopit samotný proces.

Automatizace špatného procesu může pouze znamenat, že špatný proces začnete provádět rychleji.

Jak začít s automatizací ve firmě?

Nejjednodušší je vybrat jeden konkrétní proces.

Ideálně takový, který:

se často opakuje,
zabírá zaměstnancům čas,
má jasně definované kroky,
pracuje s digitálními daty,
vytváří chyby při ručním zpracování.

Poté je dobré celý proces sepsat krok po kroku.

Často už samotný tento krok odhalí, kolik zbytečných úkonů zaměstnanci provádějí.

Například:

Příchod objednávky → kontrola údajů → vytvoření záznamu → uložení dokumentu → odeslání e-mailu → aktualizace tabulky

Následně lze určit, které části:

musí provést člověk,
lze provést automaticky,
lze zjednodušit,
lze úplně odstranit.

Ne vždy je potřeba automatizovat celý proces.

I automatizace jedné nebo dvou částí může přinést výraznou úsporu.

Závěr: automatizace nezačíná technologií, ale otázkou

Automatizace nezačíná výběrem programovacího jazyka, nástroje nebo umělé inteligence.

Začíná jednoduchou otázkou:

Kolik času nás vlastně stojí věci, které děláme pořád dokola?

Mnoho firem zná cenu materiálu, marketingu nebo kancelářských prostor.

Mnohem hůře se ale sleduje cena několika minut, které každý den zmizí při rutinní práci.

Jenže právě zde může být obrovský potenciál.

Pokud jeden zaměstnanec ušetří díky automatizaci 30 minut denně, může firma získat zpět přibližně 130 hodin práce ročně.

Pokud podobných procesů najdete deset, už se nebavíme o drobné úspoře.

Automatizace nemusí nahradit lidi.

Může jim především přestat dávat práci, kterou by mnohem rychleji, přesněji a spolehlivěji mohl udělat počítač.

Chcete zjistit, co lze automatizovat právě ve vaší firmě?

Pokud máte ve firmě proces, který zaměstnanci pravidelně opakují, nemusíte hned vědět, jaké řešení použít.

Stačí si položit několik otázek:

Kolik času nám tento proces bere?
Kolikrát měsíčně nebo ročně ho provádíme?
Kolik lidí se na něm podílí?
Dochází při něm k ručnímu přepisování dat?
Dělají zaměstnanci stále stejné kroky?
Co by se stalo, kdyby část práce převzal automatický proces?

Někdy stačí jednoduchá automatizace.

Jindy může dávat smysl propojení několika systémů nebo vytvoření řešení na míru.

Pokud si nejste jistí, co všechno by bylo možné automatizovat, podívejte se nejprve na svou každodenní rutinu.

Ty největší příležitosti se často skrývají právě v těch činnostech, které už děláte tak automaticky, že jste si ani nevšimli, kolik času vám ve skutečnosti berou.